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12 Feb 2018 Aprender a mejorar en la gestión de proyectos

El trabajo del día a día, nos envuelve y nos arrastra sin permitirnos muchas veces parar y tomarnos un tiempo para reflexionar sobre lo que estamos haciendo bien o mal.

Cuando trabajamos por proyectos, la mejora continua es casi una obligación. La alta capacitación de la competencia nos obliga a estar siempre alerta y a mejorar cada día para seguir siendo competitivos y atractivos para nuestros clientes. Una herramienta que nos puede permite ir mejorando en la gestión de proyectos es la reunión de retrospectiva.

Retrospectiva procede según indica la R.A.E de retrospicere “mirar hacia atrás”.

Las reuniones de retrospectiva son la base de la mejora continua en los proyectos en entornos ágiles, principalmente de desarrollo de software. También en proyectos con una gestión más tradicional, esta herramienta nos puede ayudar a gestionar los proyectos cada vez mejor.

Proyectos para crear una nueva empresa, proyectos de I+D, proyecto de desarrollo de nuevos productos o servicios… para todos ellos, las reuniones de retrospectiva son una buena herramienta que ayuda a aprender más y más rápido. El objetivo es buscar momentos en que parar, sentarse y reflexionar sobre cómo se están haciendo las cosas.

Cuando estas reuniones se realizan con el compromiso de todos los implicados ayudan a potenciar el trabajo en equipo, mejoran la comunicación y la motivación, ayudan a la creatividad y al trabajo responsable y al reparto de tareas equitativo.

Las reuniones pueden hacerse al finalizar un proyecto o, como muchos expertos en retrospectiva y gestión de proyectos aconsejan, de forma periódica durante todo el proceso para que los pequeños avances se vayan viendo conforme se desarrolla el proyecto.

La periodicidad depende del tipo de proyecto. Se puede hacer coincidir con la finalización de hitos definidos, de forma semanal, mensual o a demanda parara resolver temas concretos.

El objetivo de cada reunión de retrospectiva y el tiempo dedicado a la misma, es aconsejable fijarlo de antemano.

Una reunión de retrospectiva puede tener el siguiente guión:

  1. Apertura. Momento para crear un clima de la reunión adecuado. Es interesante que, antes de entrar en materia, los participantes puedan mostrar su estado de ánimo y sus preocupaciones. Conocer cómo está cada uno nos ayuda a conectar y entender mejor los comentarios.
  1. Preguntas para la reflexión y la divergencia. Las buenas preguntas son la clave para un buen comienzo. Comenzar con una serie de preguntas abiertas que nos permitan poner todos los temas y preocupaciones encima de la mesa.
  • ¿Qué hemos hecho bien hasta ahora?
  • ¿Qué hemos hecho mal?
  • ¿Qué no hemos hecho que podríamos haber hecho?
  • ¿Qué problemas nos hemos encontrado? ¿Los hemos resuelto?
  • ¿Necesitamos más medios para seguir adelante? 
  1. Discusión. Es el momento de entrar en materia. Se exponen los temas y se entra en un debate abierto a la participación y donde cada uno expone sus ideas y puntos de vistas,  y se reflexiona conjuntamente. Pizarras, papelógrafos,  post-its y otros utensilios ayudan a visualizar  las ideas y a comprender mejor las opiniones de cada participante. Está es una de las partes más importante en una reunión de retrospectiva. Si la reunión tiene una serie de temas a tratar, hay que abordarlos todos, pero sabiendo controlar el tiempo. Todos los participantes deben exponer sus puntos de vista para enriquecer la reunión.
  1. Convergencia. Tras el debate es necesario llegar a acuerdos y compromisos individuales y colectivos. Definir los próximos pasos a dar hasta la próxima reunión y anotar los compromisos en pizarras o papeles, si es posible en zonas comunes, nos servirá para tenerlos siempre presentes. La consecución o no de los objetivos fijados y el análisis de los mismos nos servirá como referencia para comenzar la siguiente reunión.
  1. Cierre. Un buen cierre es importante para que los participantes salgan motivados para llevar a cabo sus compromisos. Si ha habido tensiones en la reunión, es el momento relajarse y de dejar de lado las desavenencias.

 

Algunas claves para que las reuniones sean efectivas:

  • Tener una actitud de apertura mental, cuestionarse los propias ideas y reconocer los errores propios.
  • Aprender de los errores ajenos y conocer mejor los procesos mentales de cada participante.
  • Aprender a convertir los juicios en propuestas de acción y mejora, separando hechos de emociones y facilitando así el desarrollo del proyecto.

Aprender a gestionar mejor los proyecto, más allá de la dinámica de la reunión, nos permitirá obtener mejores  resultados que revertirán en una mayor motivación para el grupo y una mayor implicación del mismo.

Algunas sencillas preguntas planteadas de forma periódica, nos pueden servir para empezar a trabajar la retrospicere ¿qué ha ido bien?, ¿qué ha ido mal?, ¿qué hemos aprendido?, ¿qué vamos a cambiar?

 

Maite Zaratiegui. CEIN

 

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