La recepción

En una empresa hay que cuidar cada departamento. Y una parte de la organización de la empresa es la recepción, aunque en muchos casos sea la “cenicienta”, ese lugar que tiene que estar, pero al que no se presta casi atención.

A pesar de ser lo primero que encontramos al entrar, en algunos casos es lo último dentro de la organización empresarial. Y es importante, muy importante.

La recepción, y quien la atiende, es lo primero que una persona ve cuando entra, o lo primero que escucha al otro lado del teléfono, es su primera impresión. Si la impresión es buena, el cliente estará más confiado y sentirá que sus expectativas no se sentirán defraudadas; si la sensación es mala, la persona tendrá una actitud negativa hacia lo que la empresa le pueda ofrecer.

La recepción está para recibir bien, tanto a clientes como a visitantes, sin olvidar, claro está, al cliente interno. Y para esto tendremos en cuenta a las personas y el espacio.

Las personas que ocupan el puesto de recepción deben atender a los clientes con amabilidad, eficiencia, discreción y receptividad, porque hay que saber escuchar. Escuchar para entender qué necesita y poder así darle la mejor respuesta, o en su caso derivarle a quien se la puede ofrecer. Además, tienen que pensar que cada persona que atienden – ya sea en persona como por teléfono- es importante, y que de su buen hacer puede depender la satisfacción del cliente y que a su vez pueda recomendar nuestra empresa a otras personas.

Las personas que ocupan los puestos de recepción deben tener además buen carácter y, hay que reconocerlo, cierta dosis de paciencia.

Si es importante quién nos atiende, también lo es dónde lo hace. La recepción debe ser un lugar agradable, acogedor, luminoso, con una temperatura adecuada. Los pequeños detalles también son importantes, una cestita con caramelos, música ambiente……

En definitiva, la recepción y el personal que atiende son la “tarjeta de visita” de las empresas y hay que “cuidarla”.

Mari Carmen Arranz. CEIN